Dans un contexte de projet de modernisation dans une entreprise, la migration de tout le personnel qui devra opérer les nouvelles installations est un aspect important et sous-estimé. Pour y parvenir de façon efficace, l’implication d’un groupe représentatif de l’équipe de la future exploitation est impérative, et ce, dès le début du projet.

 

François Houle et Associés a mis sur pied le programme de « Passage Projet-Exploitation » ou plus simplement, le programme PPE. Avec l’aide d’une ou de quelques personnes-ressources, il vise à guider un groupe d’employés à travers différentes étapes d’apprentissage, de formation et de validation. Celles-ci ont été élaborées de sorte qu’une partie du personnel d’exploitation prépare activement le chemin pour que tous soient prêts à prendre en main des installations faites sur mesures pour le travail qu’ils auront à effectuer.

La planification propose le cadre contenant l’information sur l’ensemble des activités du programme : structure organisationnelle, subdivision du projet, échéancier de préparation, méthodologie pour effectuer les essais opérationnels, plan de rodage, etc. La première phase du programme se conclut avec la présentation d’un rapport détaillé du plan de match.

Ses objectifs sont d’effectuer un transfert sécuritaire et en douceur de l’étape projet à l’étape exploitation, de minimiser la période de rodage pour réaliser les performances anticipées dans les plus brefs délais et finalement, de bien adapter les installations aux besoins de l’opération.

Le programme comprend quatre étapes : planification, préparation, réalisation, démarrage et suivi. Chacune contient une série d’activités pour lesquelles l’apport du client et les livrables sont clairement définis. Un schéma de processus illustre le déroulement des activités.

L’étape préparation est celle où l’équipe entre réellement en action dans le projet. Elle participe à des rencontres, analyse et commente les activités d’ingénierie, d’approvi-sionnement et de construction. Elle fait une revue entre autres, des spécifications et standards proposés, des dessins pour approbation du client, des pièces de rechange requises, du programme d’entretien préventif, des procédures d’opération et du contenu de la formation suggérée. Elle participe à des visites chez certains fournisseurs, à des sessions d’analyse de risque, de santé-sécurité, d’avancement des travaux. Elle prépare également tout ce qui est requis pour effectuer d’abord, les essais pré-opérationnels et  par la suite les essais opérationnels ainsi que pour le rodage et l’optimisation. Finalement, l’équipe de PPE assure les communications entre les membres du projet et ceux de l’usine.

Programme de Passage Projet-Exploitation  (PPE)

La réalisation est essentiellement la partie « contrôle de qualité » du projet. L’équipe coordonne et participe aux différents essais, fait le suivi des listes de travaux à compléter et des déficiences, exécute des audits de sécurité, approuve le transfert des équipements, etc.

 

Le tout est ainsi réalisé par ceux-là même qui auront à gérer, opérer et entretenir les nouvelles installations pour un démarrage efficace qui mènera rapidement aux performances souhaitées. Le rodage et l’optimisation se font en mesurant constamment les résultats afin d’établir les améliorations à apporter par ordre de priorité. Durant le démarrage et le suivi post-démarrage, l’équipe s’assure également que la liste des travaux et des déficiences soit complétée rapidement, que les dessins et documents pertinents soient mis à jour et remis à l’usine et qu’une analyse des performances soit faite et comparée à ce qui a été projeté au départ.

La présence et l’implication des gens de l’usine sont des éléments-clés dans la réussite d’un projet. Ce que François Houle et associés propose, c’est de guider ces personnes à travers un environnement dans lequel ils sont moins familiers pour que leur travail soit des plus efficaces.

 

« Le tout est ainsi réalisé par ceux-là même qui auront à gérer, opérer et entretenir les nouvelles installations pour un démarrage efficace qui mènera rapidement aux performances souhaitées. »

Pour un personnel en contrôle de son nouvel environnement